Penggolongan Surat

Budhii WeBlog on

Jumat, 05 Mei 2017

Penggolongan Surat

Penggolongan surat yang berada di masyarakat dapat dibedakan seperti di bawah ini :

1.      Berdasarkan wujudnya surat dapat dibedakan :

Penggolongan surat

       Surat bersampul

Surat yang ditulis pada secarik kertas (biasanya kertas dengan ukuran A4 yang dimasukkan dalam sampul surat/amplop.

Kartu pos

Kartu pos yaitu surat yang ditulis pada selembar kertas sejenis karton yang berukuran 15 X 10 cm. Kartu pos digunakan orang untuk menulis surat yang isinya singkat dan tidak ada halangan untuk dibaca orang lain karena wujudnya terbuka.

 Warkat pos

Warkat pos adalah surat yang ditulis pada sehelai kertas yang didesain sedemikian rupa sehingga isi surat tidak dibaca orang lain seperti layaknya surat yang bersampul. Warkat pos dikeluarkan oleh PN POSTEL.

d.      Memo atau Nota (Memorandum) yaitu surat menyurat yang digunakan dikalangan internal suatu kantor. Memo dan nota merupakan surat yang isinya pokok-pokok masalah yang ditulis secara singkat.

2.      Berdasarkan tujuan atau isinya, surat dibedakan sebagai berikut:

a.      Surat pemberitahuan, yaitu surat yang isinya memberitahukan sesuatu informasi agar diketahui oleh penerima surat.

b.      Surat perintah, yaitu surat yang isinya memerintahkan suatu hal untuk dilaksanakan oleh penerima surat.

c.      Surat permintaan/permohonan, yaitu surat yang isinya suatu permintaan atau permohonan sesuatu dari penulis surat kepada penerima surat.

d.      Surat teguran/peringatan, yaitu surat yang isinya mengingatkan atau menegur atas suatu tindakan yang dilakukan oleh penerima surat.

e.      Surat panggilan, yaitu surat yang isinya tentang suatu harapan atau keinginan atau perintah agar penerima surat melaksanakan apa yang diharapkan, diinginkan atau diperintahkan dari penulis surat kepada penerima surat.

f.        Surat pengantar, yaitu surat yang isinya menjelaskan atau tentang sesuatu yang harus dilakukan atau diteruskan oleh penerima surat atas surat/lembar petunjuk yang dikirimkan bersamanya.

g.      Surat keputusan, yaitu surat yang isinya memutuskan atau memerintahkan seperti yang tertulis dalam surat yang dikirim kepada penerima surat.

h.      Surat perjanjian, yaitu surat yang isinya suatu persetujuan diantara orang-orang untuk melakukan atau menjanjikan sesuatu diantara mereka.

3.      Berdasarkan isi atau kepentingannya, sebagai berikut:

a.       Surat niaga atau bisnis, yaitu surat yang digunakan sebagai alat komunikasi persoalan bisnis dikalangan pengusaha atau badan-badan usaha dalam menjalankan kegiaatn usahanya.

b.      Surat dinas, yaitu surat yang digunakan di lingkungan pemerintahan atau dinas-dinas pemerintahan sebagai alat komunikasi dalam menjalankan kegiatan kedinasan.

c.       Surat sosial, yaitu surat yang digunakan oleh lembaga/badan sosial sebagai alat komunikasi dalam menjalankan aktifitasnya yang bersifat non profit.

d.      Surat bentuk lain, yaitu surat yang dapat digunakan secara tepat untuk suatu kepentingan yang mendadak atau harus dilaksanakan secara gerak cepat. Surat ini dapat ditulis dengan tidak mengikuti/kurang memperhatikan kaidah-kaidah yang berlaku dalam penggunaan surat pada umumnya. Contohnya email, telegram, faxi-mail.

e.       Surat pribadi atau personal, yaitu surat yang digunakan sebagai alat komunikasi diantara keluarga atau kerabat. Isi surat pribadi adalah tentang kekeluargaan dan persahabatan. Lain halnya surat lamaran pekerjaan yang ditulis oleh seseorang ditujukan di kalangan pemerintahan atau bisnis ini termasuk surat pribadi bersifat resmi/

4.      Berdasarkan keamanan isinya

Ditinjau dari segi keamanan isi surat maka surat dapat dibedakan sebagai berikut:

a.       Surat rahasia atau sering disebut surat konfidensial, yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain selain yang namanya atau jabatannya atau namanya dan jabatannya disebutkan pada alamat surat tersebut. Apabila sampai surat konfidensial ini diketahui orang lain maka akan merugikan nama baik orang atau jabatan atau nama baik orang dan jabatan dari organisasi/lembaga/instansi yang bersangkutan.

b.      Surat sangat rahasia, yaitu surat atau dokumen yang berhubungan dengan erat dengan “keamanan negara”. Surat ini diberi tanda “RS” atau “SRHS”. Surat yang bersifat sangat rahasia pada umumnya digunakan di lingkungan pemerintahan/militer, sedangkan dilingkungan umum atau dilingkungan  bisnis/organisasi/lembaga/perorangan biasanya menggunakan jenis surat yang “RHS”, bahkan sering digunakan tidak dua (2) sampul tetapi tiga (3) sampul.

c.       Surat biasa, yaitu surat pada umumnya yang dapat dilakukan dengan menggunakan Kartupos, Warkat Pos atau surat tertutup yang dimasukkan ke dalam sampul atau cara lain. Apabila isinya dibaca orang lain tidak akan menimbulkan suatu akibat buruk atau merugikan yang bersangkutan atau organisasi/pejabat yang bersangkutan. 

5.      Urgensi pengiriman/penyelesaiannya

Dapat dibedakan menjadi tiga yaitu :

a.       Surat “Sangat Segera” atau kilat, yaitu surat yang harus dikirim dan secepatnya harus diketahui oleh penerima surat dan mendapat tanggapan atas isi surat dengan secepat mungkin.

b.      Surat “Segera” yaitu surat yang perlu mendapat tanggapan dari penerima surat atas isinya sesegera mungkin ditindaklanjuti.

c.       Surat biasa, yaitu surat yang isinya maupun cara pengirimannya tidak memerlukan cara secepatnya, tetapi sesuai urutan penyelesaian berdasarkan jadwal aktifitasnya.