Fungsi Surat

Budhii WeBlog on

Jumat, 05 Mei 2017

Fungsi Surat - Surat-surat yang digunakan sebagai alat komunikasi pada suatu organisasi/lembaga/instansi juga berfungsi sebagai:

Fungsi Surat

1.      Alat bukti tertulis

Surat sebagai alat bukti tertulis akan dipergunakan apabila terjadi adanya perselisihan diantara orang atau pejabat yang menulis dan menerima surat tersebut karena melakukan kegiatan dengan menggunakan media surat. Dengan adanya bukti surat maka dapat ditelusuri letak masalah yang terjadi sehingga kesalahpahaman dapat dihindari dengan adanya bukti tertulis.

2.      Bukti historisi

Surat yang pernah dikirim maupun diterima pada suatu organisasi/lembaga/instansi dapat dijadikan sebagai bahan kajian tentang aktivitasnya atau tindakan-tindakan yang pernah dilakukan selama beberapa tahun terakhir. Dengan demikian melalui kajian tentang aktifitasnya selama beberapa tahun terakhir dapat dijadikan sebagai bukti historis dari suatu organisasi/lembaga/instansi yang bersangkutan.

3.      Alat pengingat

Daya ingat seseorang ada batasnya, artinya tidak semua yang pernah dibaca atau dilihat selalu ingat. Dengan adanya surat, maka dapat digunakan sebagai alat pengingat, yaitu dengan melihat kembali surat yang pernah diterima/dibaca apakah surat yang pernah diterima atau surat yang pernah dikirim (sebagai pertinggal). Dengan demikian isi surat tinggal dibaca kembali apabila ingin mengetahui apa yang pernah dibaca/dilihat.

4.      Duta organisasi

Surat yang ditulis oleh suatu organisasi/lembaga/instansi mencerminkan keadaan organisasi/lembaga/instansi yang bersangkutan. Jadi, perlu diperhatikan dalam penulisan surat yang ditujukan kepada siapa saja. Karena secara tidak langsung orang yang membaca surat tersebut akan menilai organisasi/lembaga/instansi atau pengirim surat. Jadi, apabila isi surat, bahasa yang digunakan, bentuk surat, tidak sesuai dengan kaidah yang berlaku penerima atau pembaca surat dapat menilai penulis surat atau pengirim surat kurang baik. Dengan demikian surat sebagai duta harus mencerminkn keadaan dari organisasi yang bersangkutan.

5.      Pedoman

Surat yang dikirim atau diterima oleh suatu organisasi atau lembaga baik pemerintah maupun swasta dapat dijadikan sebagai pedoman untuk langkah-langkah selanjutnya. Bagi penerima surat, dapat dijadikan pedoman dalam menanggapi isi surat. Sedangkan bagi pengirim surat dapat dijadikan pedoman untuk langkah selanjutnya, apakah perlu menunggu balasan, apakah perlu mengulangi berkirim surat lagi agar permasalahan cepat selesai.

Surat sebagai alat komunikasi dapat dikatakan efektif apabila yang dikomunikasikan itu sampai pada tujuan sesuai dengan sumbernya. Dapat dikatakan bahwa semua orang dapat menulis surat, tetapi untuk menulis surat yang baik tidak semua orang dapat. Untuk menulis surat yang baik maka perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut.

a.       Isi surat harus singkat, jelas dan sopan. Artinya surat harus ditulis sesingkat mungkin, sehingga surat tidak perlu berhalaman-halaman kecuali surat dalam bentuk khusus atau surat-surat tertentu yang memang memungkinkan memerlukan jumlah halaman lebih dari satu halaman. Isi surat harus jelas, meskipun singkat tidak mengurangi kejelasan isinya.

b.      Bahasa surat adalah bahasa tulis (ragam bahasa tulis) artinya bahasa dalam penulisan surat harus mengikuti kaidah-kaidah yang berlaku.

Pandai menulis surat berarti dapat menulis surat sesuai dengan kaidah ragam bahasa yang digunakan dan penulis surat yang baik dituntut memahami masalah atau isi surat yang dibicarakan serta latarbelakangnya.